Privacy & cookies.

Wie is verantwoordelijk?

Pol Automotive is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en de daarmee samenhangende aanvragen en klantadministratie. Thijs Pol ontvangt en beheert de aanvragen en foto's.
De Zeven Boompjes 33, 4133 AA Vianen
info@pol-automotive.nl · 06 4171 0551

Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?

Bij contact, een afspraak, offerte, zoekopdracht of inruilvoorstel ontvangen we de gegevens die u invult: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bericht, gewenste bezoekdatum en de betreffende occasion. Bij inruil gaat het ook om kenteken, merk/model, kilometerstand, eventueel bouwjaar en gekozen foto's. Een zoekopdracht kan uw budget, brandstof- en transmissievoorkeur bevatten. De aanvraag bevat ook de pagina vanwaar u deze verstuurt en een technische referentie.

We gebruiken deze informatie om uw aanvraag te beoordelen, te beantwoorden en gevraagde vervolgstappen te bespreken. Voor noodzakelijke stappen op uw verzoek richting een overeenkomst baseren wij de verwerking op voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst. Voor het beantwoorden van algemene vragen en het beperken van misbruik en dubbele verzending baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang bij bereikbaarheid en veilige dienstverlening. De afweging voor onze eigen formulieren is uitgewerkt in de interne privacywerkafspraken. De technische uitvoering en opschoning moeten op de hosting nog worden gecontroleerd. Noodzakelijke fiscale administratie verwerken we vanwege een wettelijke verplichting.

Verplichte velden staan in het formulier aangegeven. Zonder voldoende gegevens kunnen we uw aanvraag mogelijk niet behandelen; u kunt ook bellen of mailen. Een aanvraag bevestigt geen afspraak of overeenkomst. De eigen formulieren schrijven u niet in voor reclame en nemen geen automatische aankoop- of kredietbeslissingen.

Aanvragen met foto's

U kunt maximaal acht inruilfoto's toevoegen. De selectie verschijnt eerst in uw browser. Bij verzending gaan aanvraag en foto's naar onze eigen formulierontvanger en vervolgens als e-mailbijlagen naar info@pol-automotive.nl, zodra de mailkoppeling is ingesteld en getest. Grote foto's kunnen in uw browser worden verkleind; de verzonden bijlagen mogen samen maximaal 8 MB zijn.

Foto's kunnen personen, kentekens, documenten of locatiegegevens bevatten. Ook verborgen bestandsinformatie, zoals een opnamelocatie, kan aanwezig blijven: de code verwijdert die niet gegarandeerd bij ieder bestand. Voeg alleen relevante autofoto's toe. Verwijder onnodige herkenbare personen, documenten en locatiegegevens vooraf. Stuur geen identiteitsbewijs of andere gevoelige informatie mee.

De eigen website publiceert uploads niet in een openbare galerij. De formulierontvanger gebruikt tijdelijke uploadbestanden; e-mailbijlagen kunnen daarna in mailboxen, mailtransport en back-ups blijven bestaan. Toegang, beveiliging en verwijdering daarvan moeten met de hosting- en maildienstverlener worden bevestigd.

Technische gegevens en beveiliging

Om te veel of dubbele aanvragen te beperken, gebruikt de eigen server tijdstippen, willekeurige aanvraag-ID's en een hash van het IP-adres: een berekende afgeleide. Die is niet anoniem en blijft een persoonsgegeven. De controle kijkt naar de afgelopen 24 uur. De bijbehorende bestanden verdwijnen daardoor niet automatisch na 24 uur; de opschoning moet nog worden ingericht of bevestigd.

De webhost kan daarnaast bijvoorbeeld IP-adressen, bezochte pagina's en foutmeldingen registreren. De eigen formulierontvanger vereist bij online gebruik HTTPS en controleert invoer en bestanden. HTTPS, mailbeveiliging, toegangsrechten en loginstellingen moeten op de echte hosting nog worden getest.

Mobilox en andere dienstverleners

Mobilox levert de voorraad en voertuigdetails. Hiervoor maakt uw browser verbinding met onder meer sites.mobilox.nl en occasions.mobilox.nl. Daarbij ontvangt de leverancier technische verzoekinformatie, zoals uw IP-adres en browserinformatie. Eventuele extra diensten voor financiering, beveiliging of andere functies moeten nog worden onderzocht.

De eigen formulieren sturen aanvragen en foto's naar onze eigen ontvanger; Mobilox is daarin niet als ontvanger opgenomen. Het gedrag van externe scripts en afzonderlijke leveranciersformulieren controleren we nog op het beveiligde testadres. Externe diensten kunnen eigen privacyinformatie hanteren.

Los van deze websitekoppeling gebruikt Pol Automotive Mobilox als hulp-, offerte- en advertentiesysteem en e-Boekhouden.nl voor de boekhouding. In beide systemen worden naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van klanten geregistreerd. De ontvangen inruilfoto’s bewaren we alleen in de mailbox; we slaan ze niet op in Mobilox of e-Boekhouden.nl.

TransIP verzorgt onze e-mail en is voorzien voor de webhosting. De technische inrichting is nog niet afgerond. Vóór publicatie bevestigen we de rollen en verwerkersafspraken van TransIP, Mobilox en e-Boekhouden.nl, hun subleveranciers en eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte. Waar nodig vermelden we de doorgiftegrondslag en hoe u informatie over de waarborgen krijgt. Uitsluitend Europese verwerking is nog niet vastgesteld.

Links naar bijvoorbeeld Google Maps, WhatsApp en beoordelingen openen een externe dienst na uw keuze. De eigen website bevat hiervoor geen vooraf ingeladen kaart of sociale widget.

Bewaartermijnen

Gewone aanvragen zonder vervolg bewaren we maximaal drie kalendermaanden na afsluiting, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een noodzakelijk bewijsdossier geldt. We verwijderen gegevens eerder zodra ze niet meer nodig zijn. Een aanvraag is afgesloten als de vraag is afgehandeld zonder afgesproken vervolg, u afziet van vervolg of de opdracht eindigt. Blijft een antwoord op een vervolgvraag uit, dan sluiten we uiterlijk dertig dagen na het laatste inhoudelijke contact af, behalve wanneer een concrete vervolgdatum is afgesproken. Een automatische herinnering verlengt deze termijn niet. Bij een lopende zoekopdracht bewaren we de noodzakelijke gegevens zolang die opdracht actief is; na beëindiging begint de termijn van drie kalendermaanden.

Inruilfoto’s bewaren we maximaal dertig dagen na afronding van de taxatie of aanvraag, alleen zolang ze nog nodig zijn voor toelichting of afwikkeling. Is de inhoudelijke beoordeling van de foto’s al eerder klaar, dan begint deze termijn eerder. We verwijderen foto’s eerder zodra ze niet meer nodig zijn. De fototermijn staat los van de termijn voor het overige bericht. Tijdens een nog lopende beoordeling leggen we de noodzaak van bewaring vast en beoordelen die binnen dertig dagen opnieuw.

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we volgens die verplichting. Voor fiscale basisadministratie geldt doorgaans zeven jaar vanaf het moment dat de gegevens hun actuele betekenis voor de bedrijfsvoering verliezen; voor sommige categorieën geldt tien jaar. Ook een offerte zonder verkoop kan tot die administratie behoren. Voor een concreet geschil of een noodzakelijk bewijsdoel bewaren we alleen de relevante gegevens zolang dat doel dit rechtvaardigt. We leggen de reden vast en beoordelen deze uitzondering ten minste iedere drie maanden en bij afronding van de zaak opnieuw. Dit betekent niet dat alle aanvragen of foto’s zeven jaar worden bewaard.

De termijnen van drie maanden en dertig dagen gelden voor onze dagelijkse opslag, waaronder de mailbox en eventuele kopieën die wij beheren. Bij verwijdering nemen we ook verzonden berichten, prullenbakken en lokale kopieën mee, waar aanwezig. Bewaartermijnen voor back-ups, tijdelijke uploads, mailwachtrijen en technische logs moeten nog met de leveranciers worden vastgesteld en technisch gecontroleerd. Na herstel uit een back-up moeten eerdere verwijderingen opnieuw worden toegepast voordat gegevens weer in het dagelijkse dossier worden gebruikt.

Cookies en vergelijkbare technieken

In de gecontroleerde eigen code zijn geen eigen advertentie- of analysetrackers aangetroffen. Het gebruik van cookies, lokale opslag en andere technieken door Mobilox en ingeladen diensten is nog niet live gecontroleerd. Daarom noemen we de website niet ‘cookievrij’.

Vóór livegang wordt per techniek vastgesteld wat deze doet, welke partij haar gebruikt en hoelang gegevens blijven bestaan. Voor toestemmingsplichtige technieken moet eerst een actieve keuze beschikbaar zijn, met gemakkelijk weigeren en later intrekken. Zonder toestemming moeten die technieken geblokkeerd blijven. De definitieve tekst en eventuele cookie-instellingen volgen uit die controle.

Uw rechten en contact

U kunt via info@pol-automotive.nl inzage, correctie, verwijdering of beperking vragen, voor zover de wettelijke voorwaarden gelden. U kunt vanwege uw situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bij direct marketing geldt een onvoorwaardelijk recht van bezwaar. Bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst kunt u de door u verstrekte gegevens in een bruikbaar digitaal formaat opvragen en, waar mogelijk, laten overdragen. Als verwerking op toestemming berust, kunt u die intrekken; eerder rechtmatig gebruik blijft geldig.

We handelen uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst af. Als de complexiteit of het aantal verzoeken dat noodzakelijk maakt, kan maximaal twee maanden verlenging volgen; we melden dit binnen de eerste maand met de reden. We controleren uw identiteit op een passende manier en vragen niet standaard om een kopie identiteitsbewijs. U mag rechtstreeks klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl; eerst bij ons klagen is niet verplicht.

Deze concepttekst wordt bijgewerkt na bevestiging van de openstaande punten. De bewaartermijnen zijn vastgesteld op 25 oktober 2026; de overige openstaande onderdelen blijven herkenbaar als concept.